Excel – eine Hassliebe oder wie aus einer Tabellenkalkulation das beliebteste ERP-System der Welt wurde

Einleitung: Jeder nutzt es. Kaum jemand liebt es wirklich.

Kaum ein digitales Werkzeug polarisiert so stark wie Microsoft Excel.
Excel ist genial einfach – und gleichzeitig notorisch überfordert. Es ist Tabellenkalkulation, Planungswerkzeug, Datenbank-Ersatz, Projektmanagement-Tool, CRM, Wartungsplan und ERP in einem. Nicht, weil es dafür gebaut wurde, sondern weil es verfügbar war.

So wurde Excel schleichend zum meistgenutzten „ERP-System“ der Welt. Ungeplant. Ungeregelt. Und erstaunlich langlebig.

1. Warum Excel überall ist

Excel hat drei unschlagbare Eigenschaften:

1. Niedrige Einstiegshürde
   Jeder kann Excel öffnen, tippen, rechnen, sortieren. Keine Schulung, keine IT-Freigabe, keine Implementierung.
2. Maximale Flexibilität
   Spalten lassen sich spontan umbenennen, neue Felder einfügen, Logiken anpassen. Excel passt sich dem Denken der Nutzer an – nicht umgekehrt.
3. Universelle Akzeptanz
   Excel-Dateien lassen sich per E-Mail versenden, öffnen, kopieren, weiterbearbeiten. Interne wie externe Beteiligte kommen sofort damit klar.

Gerade in Bereichen wie Asset Management, Facility Management, Instandhaltung, Service oder Bauprojektmanagement ist Excel deshalb allgegenwärtig.

2. Wie Excel zum ERP wurde – schleichend und unbeabsichtigt

Ein typisches Muster:

• Start mit einer einfachen Liste
• Erweiterung um Status, Termine, Verantwortliche
• Hinzufügen von Filtern, Pivot-Tabellen, Formeln
• Kopieren für neue Projekte oder Standorte
• Versionsnamen wie
  Anlagenliste_final.xlsx,
  Anlagenliste_final_neu.xlsx,
  Anlagenliste_final_neu_final.xlsx

Was ursprünglich eine Tabelle war, wird zur zentralen Wahrheit für Prozesse, Entscheidungen und Audits.

Excel übernimmt damit klassische ERP-Funktionen:

• Stammdatenverwaltung
• Prozessabbildung
• Reporting
• Planung
• Dokumentation

Nur eben ohne die dafür nötige Struktur und Sicherheit.

3. Die Schattenseiten der Excel-ERP-Welt

Die Probleme beginnen nicht sofort, sondern mit dem Erfolg:

• Versionschaos
  Niemand weiß, welche Datei aktuell ist.
• Keine Mehrbenutzerfähigkeit
  Gleichzeitiges Arbeiten führt zu Konflikten oder lokalen Kopien.
• Keine saubere Rechteverwaltung
  Entweder Zugriff oder kein Zugriff – fein granular geht nicht.
• Fehlende Nachvollziehbarkeit
  Wer hat wann was geändert? Oft nicht rekonstruierbar.
• Keine Objektlogik
  Ein Gebäude, eine Maschine oder eine Anlage ist in Excel nur eine Zeile – ohne Beziehungen, Historie oder Kontext.

Spätestens bei Audits, Haftungsfragen oder regulatorischen Anforderungen wird Excel zum Risiko.

4. Warum wir Excel trotzdem lieben

Trotz aller Schwächen bleibt Excel beliebt – aus guten Gründen:

• Es zwingt niemanden in starre Prozesse
• Es erlaubt schnelles Denken und Improvisation
• Es funktioniert auch ohne perfekte Datenmodelle
• Es gibt den Fachabteilungen Kontrolle zurück

Excel ist nicht „schlecht“. Es ist nur überfordert, wenn es dauerhaft Systeme ersetzen soll.

5. Der logische nächste Schritt: Excel ernst nehmen – und ablösen

Der entscheidende Punkt ist nicht „Excel oder nicht Excel“, sondern:

Excel ist der beste Startpunkt – aber kein tragfähiges Zielsystem.

Moderne Plattformen wie AIRdBASE setzen genau hier an:

• Excel-Tabellen werden nicht weggeworfen, sondern strukturiert übernommen
• Aus Zeilen werden Objekte
• Aus Spalten werden Eigenschaften
• Aus Dateien werden Datenbanken
• Aus Tabellen werden digitale Produkt-, Anlagen- und Gebäudeakten

So bleibt die gewohnte Logik erhalten – bei gleichzeitiger Professionalisierung.

6. Fazit: Die Hassliebe bleibt – aber sie entwickelt sich weiter

Excel hat sich seinen Platz verdient.
Nicht als ERP im klassischen Sinne, aber als Einstieg in strukturierte Arbeit mit Daten.

Die Zukunft gehört nicht dem radikalen Bruch, sondern der Evolution:

• von Tabellen zu Datenbanken
• von Dateien zu Plattformen
• von isolierten Listen zu vernetzten Objekten
• von Excel als Endlösung zu Excel als Datenquelle

Oder anders gesagt:
Excel bleibt – aber es bekommt endlich einen Platz in einem größeren, stabilen System.