Wo Excel an seine Grenzen stößt

Gerade im Asset Management, Facility Management, Bauprojektmanagement und in der Instandhaltung arbeiten viele Unternehmen nach wie vor mit Excel-Tabellen. Das ist verständlich: Excel ist flexibel, weit verbreitet und schnell einsatzbereit.

Doch Excel ist eines nicht: eine Datenbank.

Mit zunehmender Anzahl an Assets, Projekten, Standorten, Dokumenten und Beteiligten treten strukturelle Probleme auf, die sich nicht mehr sauber lösen lassen.

Typische Herausforderungen bei Excel-basierten Lösungen

Excel eignet sich hervorragend für Berechnungen und Auswertungen. Für die dauerhafte Verwaltung von Objekten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg stößt es jedoch an klare Grenzen:

• Keine eindeutige Objektidentifikation über mehrere Tabellen hinweg
• Keine konsistente Datenstruktur bei mehreren Bearbeitern
• Hohe Fehleranfälligkeit durch Kopieren, Überschreiben und Versionskonflikte
• Keine saubere Trennung von Daten, Logik und Darstellung
• Eingeschränkte Mehrbenutzerfähigkeit und fehlende Rechte- und Rollenkonzepte
• Keine belastbare Historie von Änderungen
• Schwierige Anbindung an externe Dienstleister oder Partner

In der Praxis entstehen dadurch Redundanzen und ein hoher manueller Pflegeaufwand.

Vom Tabellenblatt zur strukturierten Datenbank

AIRdBASE setzt genau an diesem Punkt an.

Statt bestehende Excel-Tabellen zu ersetzen, werden sie in strukturierte, webbasierte Datenbanken überführt. Die vorhandenen Daten bleiben erhalten, werden jedoch in eine saubere, relationale Struktur überführt.

Aus Tabellen werden Objekte.
Aus Zeilen werden Assets, Räume, Anlagen oder Bauteile.
Aus Dateinamen werden verknüpfte Dokumente mit Kontext.

Die zentralen Vorteile einer datenbankbasierten Lösung

Durch die Überführung von Excel-Daten in eine echte Datenbank ergeben sich konkrete, operative Vorteile:

1. Eindeutige Objektidentifikation

Jedes Objekt erhält eine klare, eindeutige Identität – unabhängig von Standort, Projekt oder Lebenszyklusphase. Verwechslungen und Dubletten werden vermieden.

2. Zentrale, konsistente Datenbasis

Alle Beteiligten arbeiten mit denselben aktuellen Daten. Es gibt keine „letzte Version_final_v3.xlsx“ mehr.

3. Struktur statt freier Tabellenlogik

Daten werden validiert, Pflichtfelder sichergestellt und Beziehungen sauber abgebildet – z. B. zwischen Gebäude, Raum, Anlage und Dokumentation.

4. Mehrbenutzerfähigkeit und Rechtekonzepte

Interne Mitarbeiter, externe Dienstleister oder Betreiber greifen kontrolliert auf genau die Daten zu, die sie benötigen – nicht mehr und nicht weniger.

5. Nachvollziehbarkeit und Historie

Änderungen an Daten und Dokumenten sind nachvollziehbar. Das ist insbesondere für Betrieb, Wartung, Audits und Compliance relevant.

6. Grundlage für Automatisierung und Integration

Strukturierte Daten lassen sich deutlich einfacher in andere Systeme integrieren – etwa in Wartungsprozesse, Serviceabläufe oder digitale Produktpässe.

Besonders relevant für externe Zusammenarbeit

In Asset- und Facility-Management-Prozessen sowie in Bauprojekten ist der Zugriff externer Beteiligter die Regel, nicht die Ausnahme.

Eine isolierte, webbasierte Datenbank für diese Prozesse ist:

• einfacher abzusichern als tief integrierte ERP-Zugriffe
• klarer abgrenzbar aus Sicht der IT-Sicherheit
• besser skalierbar bei wechselnden Projektbeteiligten

Fazit

Excel bleibt ein starkes Werkzeug – aber nicht als Datenbank.

Wer Gebäude, Anlagen und Projekte über Jahre hinweg effizient, nachvollziehbar und sicher betreiben möchte, kommt an strukturierten, webbasierten Datenbanken nicht vorbei.

AIRdBASE macht genau diesen Schritt einfach:
von bestehenden Excel-Tabellen hin zu einer sauberen, objektorientierten Datenbasis – als Grundlage für Betrieb, Service und den gesamten Lebenszyklus von Assets.