Warum Ordner in AIRdBASE nicht zum Finden da sind – und weshalb Metadaten die bessere Suchlogik sind

In klassischen Dateiablagen beginnt jede Digitalisierung mit einer Ordnerstruktur. Ziel ist es, Dokumente logisch abzulegen, um sie später schneller wiederzufinden. In der Praxis führt dieser Ansatz jedoch zu immer tieferen Ordnerbäumen, doppelten Ablagen und endlosen Diskussionen darüber, wo ein Dokument „eigentlich hingehört“.

AIRdBASE verfolgt bewusst einen anderen Ansatz – und trennt zwei Dinge, die in vielen Systemen vermischt werden: Finden und Berechtigen.

Das Grundproblem klassischer Ordnerlogik

Ordner müssen in herkömmlichen Systemen mehrere Aufgaben gleichzeitig erfüllen:

• fachliche Strukturierung
• Unterstützung der Suche
• Abbildung von Zuständigkeiten
• Steuerung von Zugriffsrechten

Das funktioniert nur so lange, wie:

• es wenige Nutzer gibt
• Dokumente nur einen Kontext haben
• sich Projekte, Zuständigkeiten und Anforderungen nicht ändern

Sobald Dokumente mehreren Objekten, Projekten oder Lebenszyklusphasen zugeordnet sind, stößt die Ordnerlogik an ihre Grenzen. Die Folge sind Kopien, Schattenablagen und inkonsistente Stände.

AIRdBASE trennt bewusst: Eigenschaften vs. Ordner

1. Eigenschaften (Metadaten) sind für das Finden zuständig

In AIRdBASE werden Dokumente nicht über ihren Ablageort beschrieben, sondern über strukturierte Eigenschaften, zum Beispiel:

• Dokumenttyp (z. B. Handbuch, Prüfprotokoll, CE-Nachweis)
• Bezug zu Objekten wie Maschinen, Anlagen, Räumen oder Produkten
• Status, Version, Gültigkeit
• Projekt, Gewerk, Hersteller, Verantwortliche

Die Suche erfolgt filter- und kontextbasiert. Nutzer kombinieren Kriterien und erhalten exakt die Dokumente, die fachlich passen – unabhängig davon, in welchem Ordner sie liegen.

Dokumente werden damit nicht „gesucht“, sondern eindeutig identifiziert.

2. Ordnerstrukturen dienen primär der Rechteverwaltung

Ordner erfüllen in AIRdBASE eine klare, reduzierte Aufgabe: Zugriffe steuern.

Über die Ordnerstruktur wird geregelt:

• wer lesen darf
• wer Dokumente ändern oder freigeben kann
• welche externen Partner Zugriff erhalten

Da Ordner nicht mehr für die fachliche Sortierung missbraucht werden, bleiben sie:

• flach
• stabil
• über Jahre wartbar

Änderungen in Projekten oder Organisationen erfordern keine Umstrukturierung der gesamten Ablage.

Der entscheidende Vorteil im Lebenszyklus

Gerade im Asset-, Facility-, Service- und Projektmanagement ändern sich Kontexte ständig:

• Betreiber wechseln
• Anlagen werden umgebaut
• Dokumente bekommen neue Gültigkeiten
• neue Beteiligte kommen hinzu

Mit einer metadatenbasierten Logik bleiben Dokumente auffindbar, ohne verschoben oder kopiert zu werden. Zugriffsrechte lassen sich separat anpassen – ohne die fachliche Struktur zu zerstören.

Fazit

AIRdBASE organisiert nicht Dokumente, sondern Zugriffe und Informationen.

• Eigenschaften sorgen für präzises Finden
• Ordner regeln Sicherheit und Zuständigkeiten
• Dokumente bleiben eindeutig, aktuell und kontextbezogen

Damit wird aus einer Dateiablage ein strukturiertes, lebenszyklusfähiges Informationssystem – ohne Medienbrüche und ohne Ordnerchaos.