Dokumentenmanagement in AIRdBASE

In vielen Organisationen ist Dokumentenmanagement historisch gewachsen: Dateiablagen auf Netzlaufwerken, E-Mail-Anhänge, Cloud-Links und lokale Kopien existieren parallel. Das führt zu unklaren Zuständigkeiten, Versionskonflikten und fehlender Nachvollziehbarkeit.

AIRdBASE verfolgt einen anderen Ansatz. Das Dokumentenmanagement ist konsequent containerbasiert, versionsorientiert und zugriffslogisch strukturiert.

Klare Trennung: Ordnerstruktur und Dokumentencontainer

Die oberste Ebene bildet eine klassische, für Anwender verständliche Ordnerstruktur.
Diese Ordner dienen nicht nur der Strukturierung, sondern übernehmen eine zentrale sicherheitsrelevante Funktion:

• Zugriffsrechte werden ausschließlich über die Ordnerstruktur gesteuert
• Benutzer sehen nur die Ordner und Inhalte, für die sie berechtigt sind
• Keine dokumentweise Rechtevergabe, keine unübersichtlichen Sonderregeln

Innerhalb der Ordner liegen Dokumentencontainer. Ein Container steht dabei nicht für eine einzelne Datei, sondern für ein Dokument als fachliches Objekt – etwa eine Planung, eine Anleitung oder ein Prüfprotokoll.

Versionsmanagement auf Dokumentenebene

Jeder Dokumentencontainer verfügt über ein integriertes Versionsmanagement.
Dabei gilt ein bewusst einfaches, aber praxisnahes Prinzip:

• Ein Container enthält beliebig viele Versionen
• Jede Version bildet einen abgeschlossenen, nachvollziehbaren Stand

Das reduziert Fehlerquellen erheblich, da nicht mehr mit Dateinamen wie
Plan_final_v7_neu.pdf gearbeitet werden muss.

Zwei Dateien pro Version – ein fachlicher Zusammenhang

Ein wesentliches Merkmal von AIRdBASE ist die Möglichkeit, pro Version genau zwei Dateien zu hinterlegen.

Typische Anwendungsfälle:

• DWG + PDF
• Originaldatei + freigegebene Version
• Bearbeitungsformat + Leseformat

Beide Dateien gehören fachlich zusammen und liegen bewusst auf derselben Versionsebene.
So bleibt der Zusammenhang zwischen Quelle und Ableitung jederzeit eindeutig.

Versand per Link statt per Anhang

Dokumentencontainer können direkt aus AIRdBASE per E-Mail als Link an andere Plattformnutzer versendet werden.

Das hat mehrere Konsequenzen:

• Keine Dateigrößenbeschränkungen mehr
• Keine redundanten Kopien in Postfächern
• Immer Zugriff auf den aktuellen Stand im System

Der Empfänger erhält eine E-Mail, klickt auf den Link und wird direkt auf die Plattform geführt. Dort kann er – entsprechend seiner Berechtigung – die Dokumente öffnen.

Lückenlose Protokollierung

Alle relevanten Zugriffe werden systemseitig protokolliert:

• Öffnen von Dokumenten
• Zugriff über versendete Links
• Nachvollziehbarkeit, wer wann welche Information eingesehen hat

Das ist insbesondere relevant für regulierte Umgebungen, externe Dienstleister, Bau- und Projektmanagement sowie Service- und Instandhaltungsprozesse.

Fazit

Das Dokumentenmanagement von AIRdBASE ist nicht als isoliertes Ablagesystem gedacht, sondern als integrierter Bestandteil einer objekt- und lebenszyklusorientierten Plattform.

Die Kombination aus:

• ordnerbasierter Rechteverwaltung
• containerbasierten Dokumenten
• klarer Versionierung
• gekoppelten Dateiformaten
• linkbasierter Verteilung ohne Größenlimits
• und vollständiger Zugriffshistorie

schafft eine belastbare Grundlage für die Zusammenarbeit interner und externer Beteiligter – ohne Medienbrüche und ohne Kontrollverlust.

Gerade in Asset-, Facility-, Service- und Projektmanagementprozessen ist das weniger eine Komfortfunktion als eine strukturelle Voraussetzung für Effizienz und Nachvollziehbarkeit.